Slutsats paragrafer i affärsordstäver bjuder in vanligtvis läsarens svar.
Du har skrivit en toppnoteringsbrev; Det är klart och övertygande, och nu är det behov av en perfekt stängning. Den slutgiltiga paragrafen i ett affärsbrev bör ta med ditt meddelande till ett artigt och professionellt stäng och det är vanligtvis sett som en avstämningsedel innan du skriver in ditt namn längst ner. Du måste dock rensa bort överutnyttjade eller snabba fraser för att undvika att slutföra ditt brev dåligt. En effektiv och intressant avslutande punkt kan vara körsbäret ovanpå en bra affärsbrev.
Bestäm de slutliga tankarna du vill förmedla till din mottagare, oavsett om du vill sammanfatta vad du just sagt, be om ursäkt för ett besvär eller begär en svar eller åtgärd.
Börja den första meningen, som med framgång skulle fånga vad du bestämde dig för att förmedla. För att sammanfatta kan du börja med ord och termer som "igen", "sammanfattande" eller "avsluta" och sammanfatta sedan bara din övergripande punkt. Att ursäkta, "Jag beklagar det" eller "Jag ber om ursäkt" är bra utgångspunkter.
Förklara vad du vill att mottagaren ska göra om du behöver svar eller åtgärder. Använd positiv formulering när du begär något från läsaren för att undvika att låta aggressiv eller oprofessionell. Prova något som, "Vänligen svara så snart som möjligt", vilket låter brådskande men inte påträngande.
Inkludera en mening som låter mottagaren veta om och hur hon kan kontakta dig. Till exempel, "Tveka inte att kontakta mig via telefon eller e-post." Var säker på att din kontaktinformation finns antingen i ditt brevpapper eller under din signatur annars, inkludera det i meningen.
Stäng avsnittet med ett artigt och professionellt avstängningsmeddelande. Detta gör ditt företags brev ljud komplett. Lämpliga fraser inkluderar "Tack på förhand för ditt samarbete."
Tips
- Proofläs din avslutningsavdelning, samt hela ditt företagsbrev innan du skickar det.
