Skrivning av bostadsverifieringsbrevet säkerställer läsbarhet.
Ditt bostadsbekräftelsebrev kan betyda skillnaden mellan godkännande eller avslag för personen du verifierar ett hem adress för. Företagen och organisationerna begär uppehållsbekräftelsebrev av olika skäl, inklusive lån godkännande och ansökan om offentlig assistansansökan. Eftersom ett verifieringsbrev är formellt måste du använda ett företagsbrevformat. För en vanlig affärsbrev, vänster-rättfärdig din text och använd en-tums marginaler på alla sidor. Även om det inte krävs någon typsnittstyp eller -storlek, använder du ett standardformat i en medelstorlek, till exempel Times New Roman med en storlek på 12, så att ditt brev blir enklare för mottagaren att läsa.
Skriv in datumet på toppen av brevet. Använd månad, dag och år format, med månaden stavad ut. Rymd längs en rad.
Skriv in mottagarens information. Vanligtvis kommer hennes namn att vara första raden, med hennes gatuadress på nästa rad och stad eller stad, stat och postnummer på sista raden. Ange mottagarens jobbtitel och företags- eller organisationsnamn under hennes namn om det är känt. Rymd ner en rad.
Skriv bokstaven, känd som en hälsning. Använd "Kära" följt av personens formella titel och ett kolon. Om du till exempel skriver till John Marshall kan du använda "Kära herr Marshall:" som din hälsning. Använd "Till vem det kan vara:" Om du inte har ett namn eller är osäker på mottagarens kön. Rymma ner en rad efter hälsningen.
Ange ditt brevs syfte i första meningen i bokens inledande stycke. Om du till exempel var ombedd av mottagaren att bekräfta Jane Mills bostad, skriv, "Jag svarar på din begäran om uppehållskontroll för Jane Miller." Ange syftet med uppehållskontrollen i nästa mening så att personen som ber dig att verifiera sin adress inte kan använda brevet för andra ändamål. Rymd längs en rad.
Sätt in all verifieringsinformation som begärs i nästa stycke. Inkludera personens juridiska namn. Ange att hon bor på adressen du verifierar. Ange fullständig adress och annan information som mottagaren behöver. Om du till exempel är en hyresvärd som skriver brevet för en hyresgäst, kan du behöva ange hur länge hyran är, hur mycket hon betalar i hyran, om hyran är aktuell och vem som bor i hushållet. Rymd ner en rad.
Avsluta brevet genom att utöka en inbjudan att kontakta dig med din föredragna kontaktmetod med några frågor. Inkludera kontaktmetoden, till exempel ditt telefonnummer eller din e-postadress. Till exempel kan du använda "Vänligen kontakta mig på (sätt in metod här) om du har ytterligare frågor." Rymd ner en rad.
Stäng ditt brev med "Vänliga hälsningar" följt av ett komma. Rym ner fyra linjer för att lämna utrymme för din signatur. Skriv ditt namn och din fullständiga adress, följ samma format som du använde för mottagarens information. Skriv brevet i det utrymme du lämnade innan du skickade.
Tips
- Använd papper med ditt professionella brevpapper om du skriver brevet i din egenskap som anställd eller företagsägare.
- Om du behöver brevet notarized, lämna utrymme längst ner för notarians formulering. Ta brevet och giltig identifiering till en notarius publicus.
Varning
- Ge inte ut känslig personlig information om personen du bekräftar en adress till, till exempel personnummer eller födelsedatum.
