Om du har blivit ombedd att hjälpa till att hantera en tennis- eller golfturnering, 5K-körning eller annan sportevenemang är det viktigt att skapa en exakt budget för din framgång. Att dela upp din planering i mindre segment hjälper dig att planera dina utgifter steg för steg. Tänk på alla behoven hos deltagare, åskådare, tjänstemän, sponsorer och arrangörer för att träffa ett hemlöp med ditt evenemang i stället för att släcka.
Möt med arrangörerna för att lära sig alla sina mål för evenemanget. Fråga om evenemanget har en bestämd budget eller om du behöver arbeta baserat på intäkter, till exempel anmälningsavgifter, donationer och sponsringar. Fråga om organisationen har ett insamlings- eller vinstmål. Vissa händelser, såsom företagsgolfturneringar, betraktas som en kostnad, särskilt om de hålls i samband med en konferens.
Kontakta din lokala kommun för att lära dig lagen om sportevenemang, till exempel hur mycket försäkring du behöver bära och om du behöver tillstånd, toaletter, polis eller medicinsk personal.
Dela upp din planering i avsnitt som innehåller budgetar för följande behov: deltagare, åskådare, volontärer, tjänstemän, sponsorer, media, tränare eller medicinsk personal, organisatörer, logistik och marknadsföring. Skriv en lista med saker som varje behöver. Till exempel kan åskådare behöva sittplatser, en programbok och förfriskningar. Marknadsföring kräver pressmeddelanden före evenemang och hemsidor, händelsedagens skyltning och fotografering samt meddelanden efter evenemang.
Skriv en lista över icke-människors behov på dagen för evenemanget, inklusive platsavgifter, utrustning, inställning och takedown, försäkring, catering, skyltar och reklam, presentpåsar, fotografi, tryck, skjortor, bord, bås, sittplatser, offentliga adresser system, priser, utmärkelser, el, säkerhet, parkering, tält och publicitet.
Projekt dina närvaro och personalbehov. Skapa ett kalkylblad som listar alla dina människors och logistikbehov. Fyll i dina förväntade utgifter för varje. Jämför dina utgifter till dina förväntade intäkter eller budget som du fått av arrangörerna. Leta efter utgifter som du kan skära om ditt första budgetförslag inte uppfyller dina ekonomiska mål.
Leta efter utgifter för vilka du kan handla sponsor, varor eller tjänster. Till exempel kan du handla sponsor till gästfrihet, ett offentligt adresssystem, skjortor, mat och dryck och tryckning. Leta efter in natura donationer du kan använda för att täcka kostnaderna. En matleverantör kan handla mat till dina volontärer i utbyte mot möjligheten att sälja till åskådare. En skrivare kan handla utskrift för fyra golftider.
Konfigurera din budget när du har granskat ditt första utkast. Bestäm om du behöver eliminera några erbjudanden eller höja priset på dina registreringsavgifter och sponsringar.
