Däckbrev är en viktig professionell artighet.
Undersökningar kan ge väsentlig information till en företagsägare, vilket ger insikter om att kunderna kan vara tveksamma att dela ansikte mot ansikte. Om du har tagit dig tid att skapa en kundundersökning, vill du ta lite mer tid att skriva en skrivelse som uppmuntrar dina kunder att slutföra det. Håll ditt brev kort och till den punkten; När allt kommer omkring vill du att dina kunder ska spendera större delen av sin tid att slutföra undersökningen. Framför allt understryker värdet av deras feedback och din uppskattning av deras tid.
Adress till mottagaren i hälsningen precis som du skulle om du hälsade henne på din arbetsplats. Använd "Kära fru XX" eller "Kära Nancy" snarare än den opersonliga "Kära värderade kunden." Adressering av varje brev med namnet tar mer tid, men det kommer att göra din kund känner sig mer genuint värderad.
Öppna ditt brev med en vänlig anteckning som anger ditt syfte skriftligt: "Som en respekterad kund av (namn ditt företag) kan du hjälpa till att styra mina ansträngningar för att hjälpa dig bättre genom att ta några minuter för att slutföra den bifogade kundundersökningen."
Förklara varför undersökningen är viktig för dig och varför kunden blir uppmanad att delta. Författare och marknadsförare hänvisar ofta till detta uttalande som en känslomässig överklagande, eftersom det borde uppmana kunden att svara i natura på din begäran. Du kan till exempel säga att "Vi på (namnge ditt företag) arbetar hårt varje dag för att ge överlägsenhet (namnge produkterna eller tjänsterna). Men vi litar på kundernas ärliga åsikter och idéer som att du ska berätta för oss hur vi kan förbättra. Det är i denna anda att vi hoppas att du kommer att hjälpa våra bästa avsikter genom att slutföra undersökningen. "
Rikta kundens uppmärksamhet på undersökningen, hur lång tid det ska ta för att slutföra och hur det ska returneras till dig. För att uppmuntra deltagande, bifoga ett stämplat, självadresserat kuvert.
Se någon speciell premie eller liten present som du kan erbjuda som tack för att du genomfört undersökningen. Du kan också uppmuntra kunden att föra in brevet eller kuvertet - vilket ska innehålla en spårningskod - så att du kan validera att undersökningen verkligen var klar.
Stäng brevet genom att uttrycka din tacksamhet för kundens tid och "bra idéer". Tack så mycket för hennes fortsatta lojalitet mot ditt företag, kanske genom att säga att du kommer att fortsätta att "arbeta hårt för att träffa och överträffa" hennes förväntningar.
Avsluta ditt brev med en formell avslutning, till exempel "Vänliga hälsningar", snarare än de mer informella "Med vänliga hälsningar". Skriv ditt fullständiga namn ovanför ditt typade namn och titel.
Proofread och redigera ditt brev innan du skickar det.
Tips
- Som med alla marknadsföringsinsatser, var noga med att spåra svaret på din enkät genom att sätta in en särskild kod på postkuvertet eller brevet.
