E-post etikett är nödvändigt på arbetsplatsen ..
Effektiv kommunikation bidrar till att bygga förtroende och respekt bland medarbetare. Det kan också bidra till att skapa en inlärningsmiljö och hjälpa team att nå mål. E-post är ett snabbt sätt att kommunicera med varandra, och det har blivit en integrerad del av den dagliga interaktionen på jobbet. Det är viktigt för enskilda att följa vissa regler för etiketten innan de skickar ett mail, så mottagaren förstår den avsedda betydelsen av meddelandet. Arbetsgivare bör undervisa anställda korrekt e-post etikett för att säkerställa att varje skickad e-post är professionell.
Ge utbildning på e-etikett. Inkludera denna träning för alla individer som anställs på jobbet hos företaget. Upprätta grundläggande regler för all företagskorrespondens. Be anställda att lära sig reglerna och visa dem på företagets anslagstavla.
Håll instruktionsseminarier om hur man bygger en professionell e-post. Ge exempel på korrekta och felaktiga e-postmeddelanden. Till exempel, ge e-postmeddelanden som inte adresseras korrekt och använd slang, och även ge e-postmeddelanden som har perfekt struktur.
Skicka pågående tips om e-etikett i företagets nyhetsbrev eller e-posttips en gång i veckan. Anställda kommer att komma ihåg tips och tricks lättare om de får dem några åt gången istället för ett långt dokument.
Diskutera korrekt ton av e-postmeddelanden. Undvik slang och regionala fraser. Inte alla som läser ett e-postmeddelande tar det på samma sätt om det innehåller nonprofessional språk. E-postmeddelanden ska vara exakta och komma till rätta.
Förklara syftet med e-postmeddelanden, och när e-postmeddelanden ska användas eller när möten ska äga rum. Vanligtvis bör e-postmeddelanden vara begränsade till en skärm. Om det är längre och innehåller flera problem är det bäst att diskutera problemen ansikte mot ansikte.
Lär anställda hur man skapar en e-post signatur med företagsinformationen. Håll alla e-postmeddelanden inom företagets uniform för ett mer professionellt utseende.
Ställ in regler för personlig e-postanvändning på jobbet. Många arbetsgivare tillåter några personliga e-postmeddelanden. Se till att anställda behåller personliga e-postmeddelanden till ett minimum. Detta bör också beskrivas i företagets policy och rutiner.
Be anställda att kontrollera stavning och grammatik innan de slår skicka. Allt som krävs är att läsa igenom e-postmeddelandet en gång för att söka efter fel och använd sedan stavningskontrollfunktionerna i e-postprogrammet. Att skicka ett mail med flera fel minskar trovärdigheten. Detta gäller speciellt när du skickar e-post till en kund.
