Skicka ut fakturor omedelbart för att skapa ett konstant kassaflöde.
Om du arbetar med fakturering eller faktureringskapacitet är det en viktig uppgift att få professionella, detaljerade betalningsmeddelanden i dina kunders händer. Att lämna ut viktig information när du skriver räkningar kan resultera i försenad, sen eller obetald betalning. Det kan vara kostsamt, tidskrävande och frustrerande, både för dig och ditt företag.
Skapa en standardiserad blankett
Gör en faktureringsmall, antingen skapa en från början eller använda ett av några gratis, nedladdningsbara fakturor som finns tillgängliga online. Blanketten ska innehålla ditt företags namn, adress och kontaktnummer, helst med ditt brevhuvud eller logotyp. Inkludera även ett utrymme för att fylla i kundens namn och kontaktuppgifter, fakturanummer och inköpsordernummer, försäljningsdatum eller tjänst och faktureringsdatum. Ange namnet på säljaren eller kontorepresentanten, om tillämpligt, och ange produkt, service, kvantitet, kostnad per post, skatt, frakt och remitterbar total. Inkludera ett betalnings-förfallodatum, vanligtvis 30 dagar från fakturadatumet.
finstilta
Någonstans på fakturan, vanligtvis längst ner och i små utskrifter, inkluderar ditt företags betalningsvillkor och beskriver åtgärder som uppstår genom sen betalning. Till exempel ange acceptabla betalningsformer, som kontanter, check, kreditkort, PayPal, kassörskontroll eller postanvisning. Beskriv huruvida delbetalningar är acceptabla eller om hela faktureringsbeloppet betalas som en enda betalning. Om du debiterar en sen avgift för konton förfallna, skriv ut dessa villkor också. Till exempel "en avgift på 10 procent av kontosaldan kommer att bedömas för varje 30-dagar som kontot förfaller. ”
Uppföljningsfakturor
Om en kund inte betalar en faktura i tid, skriv ett uppföljningsfaktura. Ändra det ursprungliga faktureringsbeviset, markera det med ett stämpel som anger att fakturan är ett andra meddelande och inkludera sena avgifter, om tillämpligt. Du kan välja att inkludera ett professionellt skrivet företagsbrev med din uppföljningsfaktura för att upprepa betalningsvillkor och ange vad som händer om kunden inte betalar den andra fakturan, till exempel avstängning av kontot eller inköpsrättigheter. Ange ett namn och kontaktnummer för kunden att ringa med frågor eller oro.
Samlingskommentarer
Om ett konto blir allvarligt brottsligt och försök att kontakta kunden direkt misslyckas, skicka ett samlingsmeddelande. Inkludera kopior av fakturor och korrespondens som skickats till datum och, i förekommande fall, en kopia av kundens kontrakt eller något pappersarbete som tecknats av kunden. Skissera nästa steg om insamlingsmeddelandet går obehindrat, till exempel att överlämna ärendet till en företagsamlingsbyrå, rapportera det felaktiga kontot till kreditbyråerna eller hänvisa ärendet till din företagsadvokat.
