Håll dig till administrativa detaljer för att säkerställa framgångsrika projektmöten.
Som projektledare är projektledaren beroende av dig för att hjälpa till att uppnå projektsucces. Du använder dina samarbeten och kommunikationsförmåga för att säkerställa att projektet avslutas i tid och inom budgeten. Din officiella titel kan variera från projekt till projekt. Du kan kallas projektansvarig, projektassistent eller assistent projektledare. Oavsett din titel måste du visa utmärkta administrativa färdigheter och tekniska färdigheter.
Projektmöten
Projektledare måste regelbundet träffa projektledaren för att granska lagets framsteg och diskutera framtida uppgifter. Du kommer att kommunicera problem med projektledaren så snart du märker dem. Din roll kan vara att ordna möten med projektledamöterna, som har det övergripande ansvaret för projektets framgång. Du gör ordningar bra före mötesdagen. Organisera lämpliga mötesrum och förfriskningar, kontakta deltagarna och notera alla som inte kan delta. Skicka dem relevant information, inklusive dagböcker, rapporter, rapporter och presentationer och delta i varje möte för att ta minuter.
Dokument
Projektdokument spårar ett projekts framsteg i varje stat, från start till och med varje aktivitet tills projektbrädet accepterar slutprodukten. Dessa dokument håller projektet organiserat och kontrollerat, noterar Prince2.com. Din roll kan innefatta att du lägger in alla projektdokument i projektbiblioteket, kontrollerar att var och en är korrekt och har godkänts av projektledaren.
Risker
Projektledaren håller en lista över eventuella faror för projektet och noterar dem i ett dokument som heter ett riskregister. Ditt jobb som projektansvarig är att identifiera alla saker som du tycker bör ingå. Diskutera registret vid gruppmöten och projektstyrelsemöten. Nämna några nya risker du identifierar för chefen och föreslå sätt att förbättra situationen. Håll projektkostnaderna under kontroll och titta på problem i ditt arbetsområde som kan leda till att kostnaderna stiger och varna projektledaren.
Timescales
Projektplanen beskriver projektets detaljer, inklusive tidsfrister för varje projektuppgift . Se till att du fullgör alla uppgifter som chefen ger dig inom den överenskomna tiden. Kontrollera regelbundet att varje tidsfrist fortfarande är möjlig och rapportera eventuella förseningar så snart som möjligt.
Kommunikation
Samarbete kan vara avgörande för ett framgångsrikt projekt. Som en viktig medlem i projektgruppen, behåll goda relationer med dina kollegor, kontrollera att alla förstår uppgifter och kan slutföra dem i tid. Var uppmärksam på eventuella personliga eller professionella problem som uppstår i teamet, vilket hjälper till att lösa dem om möjligt och varna projektledaren om de äventyrar projektet.
